Un contrat de sous traitance cosmétique doit être mis en place entre une marque (ou un distributeur) et son sous-traitant. C’est une exigence des Bonnes Pratiques de Fabrication (norme ISO22716) que les inspecteurs de la DGCCRF pointent systématiquement lors de leurs audits. Mieux vaut prévenir que guérir, voyons quels en sont les 10 grands thèmes
Description des intervenants du contrat de sous traitance cosmétique, définition des termes
Dans cette première partie, il s’agit de décrire précisément les entreprises liées par le contrat de sous traitance cosmétique (adresse, numéro SIRET, siège social, capital social, statut etc…). Assurez-vous notamment que les signataires sont dument habilités pour engager l’entreprise qu’ils représentent. Cette première partie sert également à rappeler les activités de chacune des parties (marque, distributeurs, importateurs, sous traitants etc..). Vous pourrez également rajouter un sous chapitre de définitions dans lequel vous rappellerez précisément les significations de chaque terme spécifique (Ex : qu’est que le « Dossier d’Information Produit » ou la « Personne Responsable »)
Approvisionnement des composants
2 grandes catégories de composants seront distinguées :
Les matières premières
Pour les matières premières, ce chapitre du contrat de sous traitance cosmétique permettra de définir qui les approvisionne, notamment lorsqu’elles sont spécifiques de la formulation du client. Ce chapitre permettra également de définir la nature des contrôles à réaliser lors de la réception, comment sont gérés les stocks avant, pendant et après la production. Par exemple, on définira si le sous-traitant doit garder un stock « tampon » de matières spécifiques lorsqu’elles ont des délais d’approvisionnement particulièrement longs. Enfin, vous pourrez indiquer la méthode de gestion des matières arrivant à péremption (gestion des recontrôles, discussion avec les fournisseurs pour une éventuelle prolongation)
Les articles de conditionnement
Comme pour les matières premières, ce chapitre permettra de définir les responsabilités de chacun en matière d’approvisionnement de ces articles : qui s’en occupe, comment sont gérés les contrôles et la libération, comment sont gérés les articles non conformes (destruction, retour à l’expéditeur). Enfin, vous définirez dans ce chapitre les délais de mise à disposition des articles avant les opérations de remplissage et les éventuels frais de stockage
Production des Références
Ce chapitre permet de rappeler la nature des produits confiés au sous-traitant et le cadre réglementaire dans lequel les formules seront produites. Vous définirez surtout comment sont échangées les informations entre les parties lors des modifications de formules ou de nomenclatures
Contrôle Qualité et Libération des Produits
C’est sans doute le chapitre du contrat de sous traitance cosmétique le plus important. Il permet de définir les responsabilités de chacune des parties dans toutes les étapes du contrôle Qualité du produit. Vous y décrirez la nature des contrôles réalisés durant le process, la composition des dossiers de lots et les modalités de mise à disposition pour le donneur d’ordre. Vous mentionnerez les intervenants dans la libération du produit fini ainsi que les critères d’acceptation ou de refus du lot produit. Vous décrirez également les conditions d’un éventuel rappel ou retrait de lot, les conditions d’organisation d’un audit qualité (délai, plan etc..) et la gestion de la Cosmétovigilance. Accordez la plus grande importance à ce chapitre, dans le montage du contrat de sous traitance cosmétique
Commandes, Volumes et livraison
Ce chapitre décrit les modalités de passation des commandes par le client (MOQ, délai d’envoi, prévisionnel sur 6 ou 12 mois) et les engagements du sous-traitant en matière de confirmation de cette dernière. Généralement, il est préférable de mettre en place une double confirmation, une première attestant de sa prise en compte et une seconde mentionnant les délais. C’est dans ce chapitre que peuvent apparaitre les pénalités de retard exigible par le client en cas de mise à disposition décalée par rapport à l’engagement.
Dans ce paragraphe seront aussi décrites les conditions de livraisons (départ usine, rendu client) en utilisant les INCOTERMS (EXW, DDP, FOB etc…).
Prix et Conditions de Paiement
Le prix du produit sera indiqué dans un document annexé au contrat de sous traitance cosmétique. Dans ce chapitre, vous décrirez précisément les modalités de remise des prix car en fonction des prestations, il est possible qu’un même produit fasse l’objet d’une tarification fractionnée (par vrac, part conditionnement, par « matières spécifiques »). Bien entendu, vous mentionnerez les délais de règlement éventuellement mis en place entre les partenaires. Enfin, ce paragraphe doit impérativement indiquer les modalités de révision des prix. En effet, selon les secteurs, les prix peuvent être indexés à des indices (INSEE, BRENT etc..) qui servent de base pour une réévaluation trimestrielle, semestrielle ou annuelle
Responsabilité et Assurance
Dans ce chapitre le sous-traitant décrit les assurances qu’il a contracté ainsi que le périmètre des prestations durant laquelle sa responsabilité pourrait être engagée. Il décrit également à quel moment la propriété et la responsabilité des produits sont transférées vers le donneur d’ordre.
Durée et Résiliation du contrat de sous traitance cosmétique
Tout est dans le titre, il s’agit de définir la durée du contrat, des conditions de reconduction et du temps de maintien des clauses mêmes après dénonciation par l’une des parties. Usuellement, le contrat de sous traitance est conclu pour une durée de 3 à 5 ans et sera reconduit de manière tacite. Enfin, il sera décrit dans ce chapitre les conditions de résiliation du contrat, notamment le délai de préavis (Ex : résiliation par lettre recommandée avec AR)
Propriété Intellectuelle, Confidentialité, Incessibilité et Force Majeure
Dans le domaine industriel, le droit de propriété industrielle permet de protéger les inventions, les créations et les innovations. Dans un contrat de sous traitance cosmétique, un industriel pourra apporter des savoir faire techniques et le client des brevets sur des ingrédients et/ou des formulations. Il est donc important de protéger les apports de chacune des parties pour que l’une d’entre elle n’en fasse pas usage ultérieurement, dans le cadre de sa communication. Le contrat de sous traitance cosmétique est l’occasion de rappeler les règles de confidentialité encadrant les relations entre chacune des parties. « L’incessibilité » consiste à décrire les modalités dans lesquelles le contrat de sous traitance pourrait être transféré à une tierce entreprise dans le cas d’un rachat ou de la fusion d’une des parties avec un nouvel intervenant. Enfin, personne n’est à l’abri d’un cas de « force majeure » c’est-à-dire d’une situation indépendante de sa volonté ; il faut néanmoins prévoir les éventuelles actions à mener en cas d’impossibilité majeure de la part d’une des parties
Droit Applicable et Juridiction
Cet article tient souvent en quelques lignes mais ses conséquences peuvent être majeures. Il s’agit la de décrire la juridiction compétente en cas de litige et l’origine du droit applicable. Dans le cas de contrat entre sociétés françaises, c’est généralement le Tribunal de commerce du Donneur d’Ordre qui sera choisi comme juridiction compétente. Dans le cas de contrat avec un Donneur d’Ordre situé à l’international, il est préférable de prévoir qu’en cas d’une action menée par le cocontractant contre une société française c’est le droit français qui s’appliquera ; si en revanche vous menez une action contre votre cocontractant, c’est son droit national ainsi que la juridiction du ressort de son siège social qui s’appliqueront
