Le contrat de sous-traitance formulation cosmétique décrit les différentes étapes du développement ainsi que les droits et devoirs du donneur d’ordre et du sous-traitant. Il sert également de support en cas de litiges entre les parties. Mais voilà, pressés de recevoir les premières soumissions formules, la perspective de rédiger ou d’étudier une proposition de contrat de sous-traitance formulation cosmétique ne vous réjouit pas forcément… Voici donc quelques points clés pour vous accompagner dans la rédaction ou la vérification de ce contrat.
Les définitions : préambule indispensable à tout contrat de sous-traitance formulation cosmétique
Parce que chaque société est unique et que les terminologies utilisées peuvent différer (de même que leur interprétation), il est essentiel de définir l’ensemble des termes sujets à discussion dans le contrat. Quelques exemples ci-dessous :
Un brief ? Bien entendu, vous l’avez ! Mais inclut-il bien l’ensemble des éléments nécessaires à la formulation de votre produit (pour se faire, n’hésitez pas à lire cet article consacré à la rédaction du brief) ? Un brief incomplet (black list d’ingrédients incomplète par exemple) pourrait en effet fausser l’orientation formulatoire et potentiellement retarder votre lancement…
Que se cache t’il derrière le terme de « formule » ? S’agit-il d’une base texture, d’une formule personnalisée, d’une formule centésimale ?
Le déroulé des opérations
La formulation d’un produit cosmétique constitue un enchainement de nombreux essais et tests, multipliant ainsi les modalités de partenariat possibles. Le contrat de sous-traitance formulation cosmétique permet donc de décrire en détail l’ensemble du processus de développement composé des trois grandes phases ci-dessous :
La conception et l’ajustement de la formule
Celui-ci se traduit par un certain nombre d’essais paillasse et soumissions qui vous sont faites. Mais combien de soumissions sont prévues ? Leur nombre est-il limité, et si non, sous quelles conditions ? Parce que vous comptez sur la réactivité de votre formulateur, sous quel délai s’engage t-il à vous transmettre des soumissions ? Et vous, sous quel délai vous engagez-vous à lui transmettre vos commentaires ?
La validation de la formule
La validation de la formule est double. Celle-ci est tout d’abord validée d’un point de vue organoleptique. Mais il est également nécessaire de vérifier la conformité réglementaire de votre formule avant le lancement des tests. Mais qui assure cette vérification et pour quelles réglementations (Europe uniquement, export…) ? Le contrat de sous-traitance formulation cosmétique devra bien le spécifier.
Les tests réglementaires
Les tests à mener sur une formule sont multiples : stabilité, compatibilité, challenge test, innocuité, efficacité… Il s’avère donc nécessaire d’inclure au contrat de sous-traitance formulation cosmétique un rétroplanning discuté entre les deux parties et que ceux-ci s’engagent à suivre.
Il peut malheureusement arriver que les résultats des tests ne soient pas conformes ou à la hauteur de vos exigences. A qui la responsabilité incombera t-elle ? Des essais complémentaires seront-ils initiés ? A la charge de votre formulateur ou à la vôtre ? Là-encore, il faudra veiller à bien envisager ces situations dans le contrat de sous-traitance formulation cosmétique.
Les conditions de rémunération de votre formulateur
Le contrat de sous-traitance formulation cosmétique doit également définir les conditions de paiement de l’ensemble des prestations proposées. Concernant le développement lui-même, plusieurs modes de facturation existent sur le marché : forfait à payer lors du développement, lissage des frais de développement sur les productions, pas de facturation en contrepartie d’un engagement de production défini en quantité et durée, forfait mensuel dans le cadre d’un engagement de développement d’un nombre donné de formules par an… L’attention apportée à la rédaction des définitions prouve ici toute son importance puisque dans le cas où les frais de développement seraient facturés à validation de la formule, serait-ce avant le lancement des tests ou à réception des résultats des tests ? Et oui, ce n’est pas la même chose !
La propriété intellectuelle
Dans le cadre d’un développement sur-mesure (n’hésitez pas à consulter notre article consacré au clé en mains et au sur-mesure), vous tenez à être propriétaire de votre formule et en avoir l’exclusivité. Le contrat de sous-traitance formulation cosmétique doit donc obligatoirement contenir une clause précisant à qui reviendront les droits de propriété intellectuelle. Cette clause devra également spécifier les modalités d’obtention de ces droits (au paiement intégral des frais de développement par exemple).
Clauses diverses
Il convient également d’intégrer au contrat de sous-traitance formulation cosmétique des clauses plus classiques telles que celle de confidentialité ou bien encore le choix du Tribunal Compétent. En effet, vérifier ce dernier point pourrait vous éviter de traverser la planète pour résoudre un éventuel litige…
Une fois le contrat de sous-traitance formulation cosmétique signé, vous pourrez aborder votre partenariat de façon sereine face aux éventuels et imprédictibles aléas du développement formule.
Alors maintenant que les règles du jeu sont fixées, à vous de jouer ?
